Devlet üniversitelerinde pasaport işlemlerinin yürütülmesinde yeni bir döneme geçildi. Yükseköğretim Kurulu, üniversite çalışanlarının yeşil ve gri pasaport başvurularını elektronik ortamda gerçekleştirebilmesi için Personel Bilgi Sistemi bünyesinde özel bir modül oluşturdu. 13 Kasım 2026 tarihli resmî yazıyla üniversitelere bildirilen uygulama, başvuru sahiplerinin taleplerini dijital ortamda iletmesini sağlıyor. Yeni sistemde yalnızca çalışanların başvuru yapması yeterli olmayacak; üniversitelerin personel birimleri de talepleri inceleyerek gerekli onay sürecini yürütecek. Yetkili amirin elektronik imzasıyla tamamlanan işlemler Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne aktarılacak. YÖK, bu yöntemle fiziki evrak trafiğini azaltmayı ve başvuruların kurumlar arasında daha hızlı yürütülmesini hedefliyor.
YÖK pasaport modülünü hangi tarihte kullanıma açtı?
YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı, 13 Kasım 2026 tarihinde devlet üniversitelerine gönderdiği yazıyla Personel Bilgi Sistemi bünyesindeki Pasaport İşlemleri modülünün kullanıma açıldığını duyurdu. Uygulama, üniversitelerde görev yapan personelin hususi damgalı ve hizmet damgalı pasaport taleplerini elektronik ortamda oluşturmasına imkân tanıyor.
Yeni sistemin devreye alınmasıyla birlikte başvuru belgelerinin hazırlanması ve ilgili kurumlara ulaştırılması sürecinde dijital yöntem kullanılacak. Üniversite çalışanları PBS üzerinden taleplerini oluştururken kurumların personel birimleri de başvuruları aynı sistem üzerinden inceleyebilecek. Böylece işlemlerin farklı aşamalarında fiziki belge dolaşımının azaltılması amaçlanıyor.
Üniversiteler hangi yetkilendirmeleri yapmak zorunda?
YÖK, yeni modülün sağlıklı biçimde kullanılabilmesi için üniversitelerden iki ayrı görev tanımlaması yapmasını istedi. İlk görev "Pasaport Onay Yetkilisi" olarak belirlendi. Bu yetkiye sahip personel, sistem üzerinden iletilen başvuruları inceleyecek. Uygun görülen talepleri onaylayabilecek, eksik veya hatalı bilgi bulunan başvuruları ise düzeltme yapılması amacıyla iade edebilecek.
İkinci görev "Pasaport İmza Yetkilisi" olarak tanımlandı. Onaylanan başvuruların elektronik imzayla imzalanması bu yetkilinin sorumluluğunda olacak. İmza işlemi tamamlandığında talep doğrudan NVİ'ye gönderilecek. Üniversitelerin bu görevleri üstlenecek personeli belirlemesi ve PBS üzerinden yetkilendirme işlemlerini tamamlaması gerekiyor.
Başvuru sırasında fiziki belge gönderilmesi gerekecek mi?
Yeni sistemin öne çıkan değişikliklerinden biri, elektronik ortamda onaylanan başvurular için ayrıca imzalı evrak gönderilmesine ihtiyaç duyulmaması. YÖK'ün üniversitelere ilettiği yazıda, elektronik imzayla onaylanıp NVİ'ye dijital olarak aktarılan talepler için ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmesinin gerekmediği bildirildi.
Bu uygulamayla başvuru ve onay aşamalarında ek belge hazırlama ve fiziki gönderim işlemleri azaltılacak. Ancak bu kolaylık, yeni modül üzerinden yürütülen ve elektronik onay sürecini tamamlayan başvurular için geçerli. Pasaport türüne göre aranan hak sahipliği koşullarının kaldırıldığına ilişkin bir düzenleme bulunmuyor.
Yeni sistem kimleri kapsıyor, emekliler de yararlanabilecek mi?
Pasaport İşlemleri modülü, devlet üniversitelerinde görev yapan personelin yanı sıra emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılmış çalışanların işlemlerinde de kullanılabilecek. Emekli personel adına pasaport talep belgeleri sistem üzerinden hazırlanabilecek. Bu işlemlerin yürütülmesi için üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından görevlendirilen personel yetkili olacak.
Uygulamanın teknik kullanımıyla ilgili destek talepleri [email protected] adresine iletilebilecek. Üniversitelerin yetkilendirme işlemlerini tamamlamasıyla birlikte başvuru ve onay süreçlerinin dijital altyapı üzerinden yürütülmesi sağlanacak.
